Op 15 maart is het weer tijd voor Digital Clean Up Day! De perfecte gelegenheid om je digitale wereld eens grondig op te ruimen en efficiënter te werken. Want laten we eerlijk zijn: een opgeruimde digitale omgeving zorgt niet alleen voor meer overzicht, maar ook voor meer rust in je hoofd. Wil jij slimmer werken en overbodige digitale ballast achter je laten? Met deze praktische tips creëer je een gestroomlijnd systeem waar je op de lange termijn profijt van hebt!
Verschoon je telefoon
Je smartphone zit vaak vol met apps die je ooit hebt gedownload, maar eigenlijk niet meer gebruikt. Ruim deze op en houd alleen de apps die écht belangrijk zijn. Daarnaast kun je direct een stap verder gaan: digitaliseer je administratie! Stap af van een papieren archief en zorg ervoor dat alles netjes digitaal wordt opgeslagen. Heb je bonnetjes die je moet bewaren? Maak er een foto van en stuur ze direct naar je boekhoudprogramma. Zo voorkom je dat je galerij vol raakt met losse bonnetjes én heb je alles altijd netjes op één plek.
Creëer een vast boekhoudproces
Facturen verwerken op verschillende manieren zorgt voor chaos en frustratie. Maak het jezelf makkelijk en stel een standaard boekhoudproces op.
- Werk altijd op dezelfde manier
- Zorg voor een eenduidige structuur
- Houd overzicht in je administratie én in je hoofd
Door een vaste werkwijze aan te houden, voorkom je dat facturen ‘verdwijnen’ en maak je het terugzoeken een stuk eenvoudiger.
Ruim je hard-drive op en werk met een boekhoudprogramma
Een volle hard-drive kan je computer flink vertragen, en administratiebestanden nemen vaak onnodig veel ruimte in beslag. Maak ruimte vrij door over te stappen op een boekhoudprogramma.
Bij Verseput werken we met Exact Online, Moneybird, E-boekhouden en Snelstart – systemen die niet alleen opslagruimte besparen, maar ook zorgen voor een strakker en overzichtelijker administratieproces.
Gebruik een aparte facturenmailbox
Een opgeruimde inbox is net zo belangrijk als een geordende administratie. Vraag je leveranciers of ze facturen digitaal (in PDF-formaat) kunnen sturen en richt een specifieke mailbox in voor alle inkomende facturen. Bijvoorbeeld: facturen@jouwbedrijf.nl. Zo voorkom je dat facturen door je reguliere mail heen dwarrelen en heb je altijd een centraal punt waar je facturen kunt terugvinden.
We hopen dat je met deze tips met opgeruimde devices het voorjaar in gaat!
