UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Deze worden verzameld in het UBO-register. Zo wordt het transparanter wie aan de touwtjes trekt bij Nederlandse organisaties. En dit heeft een aantal voordelen: dankzij het UBO-register kunnen mensen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter Nederlandse organisaties. Het register draagt dus bij aan het voorkomen van misbruik van het financiële stelsel, voor bijvoorbeeld witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Daarnaast kun je, door de transparantie van het register, op basis van goede informatie besluiten met wie je zaken doet.

Het UBO-register is een initiatief van de Europese wetgeving. Elk EU-land is dan ook verplicht een UBO-register bij te houden. In Nederland wordt het UBO-register beheerd door de KVK. In Nederland moeten meer dan 1,5 miljoen organisaties hun UBO’s vastleggen in het UBO-register. Maar hoe zit dit dan per organisatie?

Iedere organisatie heeft één of meer UBO’s. Dit zijn de mensen die uiteindelijk de eigenaar zijn van – of zeggenschap hebben over een organisatie. Denk dan bijvoorbeeld aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv, of mensen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap.

Wat houdt dit in voor jouw organisatie?

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan ben je verplicht om UBO’s in te schrijven bij de KVK:

  • niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • stichtingen
  • verenigingen:
    • met volledige rechtsbevoegdheid
    • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen

Een van de doelen van het UBO-register is de transparantie rondom Nederlandse bedrijven. Daarom is ook wettelijk bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en geboortejaar
  • nationaliteit
  • woonland
  • het belang dat een UBO in een organisatie heeft

Een deel van de UBO-gegevens , zoals geboorteplaats, geboortedag en woonadres, is niet openbaar. 

Sinds 27 september 2020 moeten organisaties hun UBO’s inschrijven. Je schrijft de UBO’s in met een online UBO-formulier. Heb je meerdere organisaties? Dan dien je vanzelfsprekend voor iedere organisatie apart een UBO-formulier in te schrijven.

Om het formulier correct in te vullen, heeft de tekenbevoegde de volgende gegevens nodig:

  • Voornamen en achternaam
  • BSN (als de tekenbevoegde een BSN heeft) 
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • DigiD
  • Privérekening op naam van de tekenbevoegde, voor het doen van een 1 cent-betaling

De benodigde gegevens van de UBO zijn:

  • Voornamen en achternaam
  • BSN of TIN
  • Geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats (niet nodig als de UBO een BSN heeft)
  • Nationaliteit
  • Woonadres
  • Kopie geldig identiteitsbewijs:
    • kopieer voor- en achterkant
    • kopieer in kleur
    • kopieer op ware grootte
    • de foto mag onherkenbaar gemaakt zijn
    • het BSN moet duidelijk te zien zijn

Ons advies is om nu al je inschrijving in orde te maken en niet tot het laatste moment te wachten. Heb je advies nodig rondom het inschrijven van UBO’s? Neem dan gerust contact op met ons team, we helpen je graag!